protocolo de una conferencia.

Una conferencia consiste en desarrollar las ideas sobre un tema determinado delante de un público, con el fin de informarlo o convencerlo.
Para preparar un discurso se debe armar una línea de razonamiento para presentarla ante el auditorio; pero para preparar una conferencia se debe tener, además, una lista de preguntas bien pensadas, para proponerlas al auditorio en el debido momento y provocar una lluvia de comentarios y opiniones que enriquezcan la consideración. También se debe hacer una lista de respuestas a todas las probables preguntas y objeciones que propongan los oyentes.

De modo que para preparar una conferencia se debe pensar en las preguntas y respuestas que se intercambiarán con los oyentes a modo de conversación. Se debe recordar si no hay diálogo, se trata de un discurso; pero si hay un diálogo, es una conferencia, y se dirige mediante preguntas y respuestas bien pensadas.

Previo a una conferencia se tiene que:
· Conocer suficientemente el tema.
· Tener suficiente tiempo para prepararlo
· Disponer de un adecuado soporte audiovisual
· El tema debe ser apropiado para los oyentes.

A N T E S D E L A C O N F E R E N C I A
• Comunique con anticipación a los participantes la fecha y la hora de la conferencia
• Comunique los temas que deben prepararse antes de la conferencia
• Confeccione una agenda para que la conferencia esté bien organizada y poder administrar el tiempo
• De ser posible, envíe la agenda a los participantes antes de la conferencia
• Asegúrese de estar en un lugar tranquilo donde no lo molesten
• Desactive las llamadas en espera y apague su beeper y teléfono celular
I N I C I O D E L A C O N F E R E N C I A
• Sea puntual
• Preséntese al hablar y aliente a los demás a hacer lo mismo
• Controle la asistencia para saber quién está presente
• Repase los puntos de la agenda con rapidez
• No deje el teléfono en espera. Esto podría enviar música a la conferencia y evitar que el resto prosiga
con la reunión
D U R A N T E L A C O N F E R E N C I A
• Solicite la opinión de determinados participantes en lugar del grupo en general
• Si surgen conversaciones no relevantes para la agenda, fije otra fecha y lugar para continuarlas
• Intente que todos participen de la conversación
• Solucione con rapidez cualquier ruido o distracción
• Al concluir la conferencia resuma los temas discutidos y repase cualquier curso de acción acordado
en el evento
• Fije la fecha y la hora de la próxima conferencia